名入れ・似顔絵入りオリジナルプレゼントの発注がスムーズにいく3つのコツ
仲間内や社内でのお祝いサプライズパーティーの幹事は、周りからみえるより労力がかかるものです。まして、プレゼントでサプライズ演出をしよう！となるとなおさらです。
「幹事」でグーグルで検索すると「幹事 疲れる」なんて予測キーワードがでてきて、大変さがひしひしと伝わってきます^^;
今回はメッセージや似顔絵などを入れたオリジナルのプレゼント企画をされるときに、その幹事をされる方が少しでも手間や時間が短縮できるコツをお伝えいたします。
畠山 依織江
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- 名入れ・似顔絵入りオリジナルプレゼントの発注がスムーズにいく3つのコツ - 2016.07.19
オリジナルプレゼント企画・発注で、幹事がスムーズにいく3つのコツ
- 参加者にわかりやすいように、箇条書きの文章で内容を明確に伝える
- すべてにおいて期限をはっきりと明示する
- 連絡方法は一つにまとめる
事前にみんなで相談して何をプレゼントするかを決めた場合、または他の幹事との話しあいで決めた場合、どちらにしても、参加をお願いする際に共通するのは、「誰に」、「何を」、「どのように」、「いつ」などの重要ポイントをおさえたものを、わかりやすくまとめて、最初の連絡の時に文章でお願いすることです。
今はFacebookやLineなどでは既読機能もあるので、便利ですね。
順番にみていきましょう。
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1. 箇条書きの文章で内容を明確に伝える
・企画の趣旨、詳細
・お願いしたい具体的な内容
（例）寄せ書きメッセージを集める場合：
文字数をきちんと明示する。
※寄せ書きの例文や、写真見本を添付すると、伝わりやすいです。
※紙に書いてもらう場合、用紙、紙の色、ペンの種類、線の太さ、色なども細かく指定する。
・参加費用
・支払い方法とそのタイミングと期限
親しい仲間うちであっても、入金期限はきちんと最初から明示しておきましょう。
参加者の方には悪気なく忘れる方もいらっしゃいますし、立て替える幹事が後から請求するのは軽いストレスになります。
それほど頻繁に会っている仲間ではないなど、みんなで話し合って決めたのではなく、幹事が主体となって決めた場合で1人1000円以上の徴収金額になる場合、罪悪感を相手が感じずに参加を断りやすい文章もいれておきましょう。
●月●●日午後●時までにお返事いただけると幸いです。
不参加の方はこのメッセージは遠慮なくスルーしてくださってかまいません。
どうぞよろしくお願いいたします。
2. すべてにおいて期限をはっきり明示する
（例）直筆メッセージをお願いしたい場合：
そのメッセージの「提出期限」、参加費の「支払い期限」などをはっきり明示
[重要！] 遅れる人が現れると予想して、期限は早めの日時を設定しておく
3. 連絡方法は一つにまとめる
・やりとりのメッセージ、メールアドレスやフォームなどは統一
1人はLINE、1人はメール、1人はFacebook、など連絡が分散すると漏れにつながります。
できるだけ少ないやりとりですむよう、またまとめやすいよう、企画に関しては、こちらが指定した連絡先に連絡をもらえるよう協力をお願いしましょう。
例えば、1つの方法として、web上でのメールフォームを1つ作成して、そのURLをメールや各SNSで案内して、そのフォームから内容や画像（必要な場合）などを送ってもらうようにしておくのもおすすめです。
フォームから送ってもらえると、あらかじめ指定したアドレスに自動で連絡がいくので、連絡内容が一つの場所にまとまりとても管理しやすいのです。
web上でのメールフォームは、今は無料で簡単に作成できるものがたくさんあります。
「メールフォーム 無料」などで検索するとでてきますよ！
※FacebookやLineなどにある既読機能がないメールなどでの連絡のみの場合は、万一のメール未読にも注意して、会える状況の時は、会った時に声もかけたり、電話をして、一言メールを送ったのでみてほしいことを伝えておいたほうがベターです。
ご参考までに例文をご紹介します。
●●さん、こんにちは
《●●●●●●さんの●●●●のお祝いプレゼント参加について》
先日お伝えした、●●●●●●さんの●●●●のお祝いプレゼントについて、
幹事で話し合い、●●●のメンバー全員の直筆メッセージを入れた ●●●●をプレゼントすることに決まりました。
以下、詳細を案内いたします。
◎渡す日・場所：参加いただいた方の連名で、パーティー当日の●●月●●日に●●●で渡す。
◎参加料金：お一人●●●円
《参加者様にしていただくこと》
1.直筆メッセージは、「A4サイズ」の罫線や模様のない「真っ白」の「無地」の紙に、「0.75mm以上」
の太さの「黒色」のボールペンかマジックで書いてください。
2.1の紙の写真を撮って●●●（例：Line）から送っていただけるようお願いいたします。
※紙の色や大きさ、ペンの種類や太さは必ず守っていただけるようお願いいたします。
参考イメージ写真を添付します。
◎直筆メッセージ送信期限：●月●日
《参加いただける場合にお願いしたいこと》
上記内容の企画に参加いただける場合は、参加いただける旨と、参加いただけるようでしたら、
上記内容での直筆メッセージの写メールを、お忙しい中お手数ですが、
【●月●日●●時まで】 にお送りいただけるようお願いいたします。
お送りいただいたメッセージは、プレゼント作成用に幹事側で編集させてもらいます。
《料金の支払い》
【●月●日】の集まりの時に、幹事の●●が徴収に声をかけますので、お釣りのいらないようにご用意ください。
不参加の方はこのメッセージは遠慮なくスルーしてくださってかまいません。
何か不明なことがあればいつでもお気軽に聞いてください。
どうぞよろしくお願いいたします。
●●●●●●●●●●●（※携帯電話番号）
幹事 ●●（※名前）
まとめ
「必要事項を予め明確に具体的に案内」、「余裕のある期限を設定」、「連絡先を一つに」、が幹事の負担を結果的に軽減するポイントです。
あいまいな文章だと、参加者からいろんな質問がきたり、誤解や行き違いがでたりして大変になります。
できるだけやりとりの回数がお互いに少なくてすむよう、最初に必要事項の漏れがないか確認してから伝えるようにしましょう。
こちらから声かけする場合は、相手が負担にならないように、断りやすい状況も作っておいてあげてくださいね。
そして、報告とお礼メッセージも忘れないように！
幹事としての仕事を最後まできちんとすることで、次の企画の時にも協力を得られやすくなります。
企画の主催、幹事は手間や時間がかかりますが、 幹事という立場はみんなと密にコミュニケーションがとれたり、関係を深めることができる貴重な機会です。
がんばってください！
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